Choses à faire avant votre événement

Votre événement n'est qu'à 24 heures. Vous avez fait vos devoirs, élaboré un plan de marketing événementiel et l'avez suivi à la lettre. Des e-mails ont été envoyés régulièrement, mais pas trop souvent, et toutes les mises à jour sur les réseaux sociaux étaient accompagnées du hashtag de votre événement. Il ne reste plus que la journée elle-même et la préparation de l'événement final. Les dernières heures sont cruciales. L'astuce consiste à savoir où passer votre temps et cibler vos efforts. Voici des choses à faire avant votre événement pour en assurer le succès. 

Envoyez un e-mail de rappel 

Cette astuce comporte quelques composants, alors considérez-la comme une sorte de hub. Si vous visitez ici, vous en saurez plus sur les festivals. Tout d'abord, envoyez un e-mail de rappel aux invités enregistrés contenant les informations dont ils auront besoin. Facilitez au maximum l'accès et la navigation des participants à votre événement. 

Deuxièmement, envoyez un e-mail aux personnes qui ne sont pas encore inscrites. Cet e-mail devra également communiquer les détails pertinents du jour, mais l'accent doit être mis sur ce qui les attend. Partagez pourquoi les gens devraient y assister et qui y sera. 

Incluez une preuve sociale et une liste d'orateurs principaux peut être la dernière poussée pour que les personnes indécises au sujet de votre événement doivent s'inscrire. 

Autres précautions à prendre 

Vous avez probablement envoyé un communiqué de presse et contacté des reporters, des journalistes et des blogueurs. Il est maintenant temps de les suivre. Confirmez leur présence et préparez-vous, ainsi que les membres du personnel, à répondre aux questions. 

Un événement est une occasion de raconter votre histoire, alors faites en sorte qu'elle soit le meilleur possible. Même si vous avez été sur place au cours des derniers mois, c'est une bonne idée de faire une dernière visite guidée. Mettez-vous à la place d’un participant qui n'est jamais allé sur le site. 

Où se perdraient-ils ? Quels endroits seraient prioritaires pour eux ? C'est également le moment idéal pour évaluer la fluidité du trafic et effectuer les premières vérifications du son, de la vidéo et de l'éclairage.